Gestion administrative de votre Organisme de formation - 60 heures / mois À distance

Déléguez l'administratif, concentrez-vous sur votre cœur de métier !

Gérer un organisme de formation, c'est souvent jongler avec les inscriptions, les convocations, les conventions, les financements, les feuilles d'émargement et la conformité réglementaire. Beaucoup de structures perdent un temps considérable dans ces tâches administratives, au détriment de leur cœur de métier : former et accompagner les apprenants.

Avec ce forfait de 145 heures, confiez-nous la gestion administrative de votre organisme de formation et concentrez-vous sur ce que vous faites le mieux : concevoir et animer vos formations, développer votre activité et vos projets. Nous assurons, en toute fiabilité et confidentialité, le suivi administratif de vos actions de formation.

Ce forfait de 60 heures par mois s'adresse aux organismes de formation qui souhaitent externaliser la quasi-totalité de leur gestion administrative, afin de se libérer totalement de cette charge sans avoir à recruter en interne.

Il est particulièrement adapté aux structures qui :

• Souhaitent confier l'ensemble de leurs tâches administratives à une assistante spécialisée du secteur de la formation,

• Recherchent une solution flexible et évolutive, sans engagement lié à un recrutement salarié,

• Veulent se concentrer exclusivement sur leur activité pédagogique et leur développement, tout en étant assurés du respect des obligations légales et réglementaires.

Ce forfait constitue la solution la plus complète pour les organismes qui veulent une externalisation fiable, continue et professionnelle de leur administratif.

Déléguer la gestion administrative de votre organisme de formation, c'est vous offrir la possibilité de vous recentrer sur votre cœur de métier tout en garantissant la conformité et la fiabilité de vos processus.
Avec ce service, vous bénéficiez :

• d'un gain de temps précieux en confiant les tâches chronophages à des professionnel·les aguerri·es,

• d'une réduction des risques d'erreurs ou d'oublis grâce à un suivi rigoureux,

• d'une sérénité accrue dans la gestion de vos actions de formation,

• et d'un partenaire de confiance, capable de s'adapter à vos besoins et à vos outils.

Une fois le forfait démarré, vous êtes accompagné·e par une assistante administrative dédiée, parfaitement autonome dans la gestion des tâches confiées.
Dès la mise en relation, nous prévoyons un point d'étape initial (et, si nécessaire, un second) avec l'équipe de direction afin de vérifier que tout est en place et que la collaboration démarre dans les meilleures conditions.

Par la suite, c'est directement avec votre assistante que vous organisez le travail au quotidien. Sur la base d'un forfait de 40 heures, elle gère son temps et ses interventions selon son agenda, en veillant toujours à respecter les délais réglementaires (convocations, conventions, dossiers financeurs, etc.).

L'objectif est simple : vous offrir une collaboration fluide, fiable et efficace, qui soulage réellement votre charge administrative tout en vous garantissant le respect des exigences légales et organisationnelles.

Au-delà des méthodes et des process, notre véritable valeur ajoutée réside dans la mise à disposition d'une assistante administrative dédiée, professionnelle de la formation.
Toutes nos assistantes connaissent déjà le secteur de la formation professionnelle, son jargon, ses spécificités et ses contraintes réglementaires. Elles sont à l'aise avec une grande diversité d'outils et savent s'adapter rapidement à l'organisation existante.

À l'issue de nos échanges, nous vous attribuons l'assistante la plus adaptée à vos besoins, non seulement en termes de compétences techniques, mais aussi en termes de personnalité et de style de travail, afin de garantir une véritable continuité et une parfaite intégration à l'esprit de votre organisme de formation.

Aucun matériel n'est à prévoir de votre côté : nos assistantes disposent de tout l'équipement nécessaire pour travailler efficacement (ordinateur, connexion internet, logiciels usuels…).

En option, si votre organisation nécessite des appels réguliers vers vos apprenants, financeurs ou partenaires, nous pouvons mettre en place une ligne téléphonique dédiée, exclusivement réservée à votre organisme de formation.
Si vous ne souhaitez pas activer cette option, il vous appartiendra simplement de mettre à disposition un moyen de téléphonie pour permettre à l'assistante de contacter vos interlocuteurs.

Le seul vrai prérequis, c'est d'accepter de déléguer. Cela signifie ouvrir ses outils, partager ses méthodes de travail et faire confiance à une assistante administrative dédiée.
Il s'agit aussi de rester ouvert d'esprit : nos assistantes, professionnelles aguerries du secteur de la formation, peuvent être amenées à signaler des dysfonctionnements ou à proposer des astuces pratiques pour améliorer vos process.

Un minimum de préparation est nécessaire : rassembler les informations de base, organiser l'accès aux outils, et surtout prendre un peu de temps au démarrage pour répondre aux questions.
Nos assistantes s'adaptent vite, mais elles auront forcément besoin de quelques éclaircissements pour bien comprendre vos habitudes.

Bref, le vrai prérequis, c'est d'être prêt·e à jouer le jeu de la délégation… et à accepter que, parfois, votre assistante trouve une façon encore plus simple de faire les choses (on vous aura prévenu 😉).

La mise en place d'un forfait de gestion administrative commence toujours par une demande de devis personnalisé, suivie d'un entretien de 45 minutes à une heure avec notre directrice commerciale.

Lors de cet échange, nous prenons le temps d'analyser vos besoins réels, vos attentes et vos priorités, afin de définir ensemble le périmètre le plus adapté à votre situation.

Pour cela, il vous suffit de remplir le formulaire ci-dessous avec quelques informations sur votre structure et vos besoins.
Notre équipe reviendra ensuite vers vous pour fixer votre rendez-vous dans les meilleurs délais.

Une fois cette étape validée, et le devis retourné signé, nous organisons un rendez-vous de présentation avec l'assistante administrative qui vous sera dédiée.
Ce temps d'échange permet de créer le lien, de poser les bases de la collaboration et d'assurer une mise en route fluide et personnalisée.