Audit administratif - Forfait Premium - Diagnostic + Mise en Œuvre À distance

Cet accompagnement complet vous permet de sécuriser vos pratiques administratives et de gagner en efficacité, en alliant analyse, planification et suivi.
Il comprend :

• Un diagnostic approfondi de votre organisation administrative, pour identifier les points forts, les écarts réglementaires et les axes d'amélioration.

• La rédaction d'un plan d'action personnalisé, clair et hiérarchisé, restitué lors d'un échange dédié afin de valider les priorités.

• Un accompagnement à la mise en œuvre, avec des points d'étape réguliers, des sessions d'échanges et un suivi à distance, afin de vous guider dans l'application des recommandations sans vous substituer à votre équipe.

Cet accompagnement est conçu pour fournir à la fois une vision globale et un soutien opérationnel, garantissant que les actions définies sont réellement mises en place et adaptées à votre contexte.

Cet accompagnement s'adresse aux organismes de formation et aux structures disposant d'une activité de formation qui souhaitent :

• Sécuriser leurs pratiques administratives en respectant les obligations légales en vigueur.

• Optimiser leur organisation interne afin de gagner en efficacité et en fiabilité.

• Anticiper un audit ou un contrôle externe en consolidant leurs processus.

• Être guidés dans la mise en œuvre d'actions correctives et d'amélioration, tout en renforçant l'autonomie de leur équipe administrative.

• Réaliser un état des lieux précis des pratiques administratives en lien avec les obligations légales et organisationnelles.
• Identifier les forces, faiblesses et priorités d'amélioration afin de sécuriser la conformité et optimiser les processus.
• Fournir un plan d'action personnalisé, concret et hiérarchisé, servant de feuille de route claire pour l'équipe.
• Accompagner la mise en œuvre des recommandations grâce à des points d'étape, des sessions de travail et un suivi réactif par mail.
• Favoriser la montée en compétences des équipes administratives en les rendant autonomes dans l'application des nouvelles pratiques.
• Garantir une appropriation progressive et durable des changements, adaptée aux contraintes réelles du terrain.

L'accompagnement complet se déroule en trois étapes complémentaires :

1. Diagnostic (3h en visioconférence)
   Un échange approfondi avec les personnes en charge de l'administratif, basé sur un questionnement structuré. Objectif : mettre en lumière les points forts, les zones de risque et les priorités, dans une approche bienveillante et non-jugeante.

2. Plan d'action personnalisé (5h au total)
   Rédaction d'un plan d'action clair et hiérarchisé (environ 3h de travail), puis restitution en visioconférence (2h). Ce temps permet d'expliciter les recommandations, de répondre aux questions et de valider les priorités.

3. Accompagnement à la mise en œuvre (8h au total)
   Ces heures sont réparties selon les besoins de l'équipe :

   • Sessions de 30 minutes pour traiter un point précis ou répondre à une question ciblée.

   • Sessions d'1 heure pour avancer sur plusieurs points d'étape et vérifier la progression.
     Un suivi par mail complète l'accompagnement, afin de guider l'équipe dans l'application des recommandations, sans se substituer à elle.

L'ensemble de la démarche est collaborative, progressive et pragmatique, favorisant l'autonomie des équipes et une appropriation durable des changements.

• Diagnostic : réalisé en visioconférence (3h) avec un questionnement structuré. Les participant·es doivent être pleinement disponibles et disposer des outils utilisés au quotidien (modèles de documents, tableaux de suivi, exemples de dossiers récents…).

• Plan d'action personnalisé : remis sous forme d'un document structuré reprenant les constats, priorités et recommandations. Ce support sert de base à la restitution et reste un outil de référence pour l'équipe.

• Mise en œuvre : accompagnement en visioconférence (8h au total) réparties en rendez-vous courts (30 minutes pour un point précis) ou longs (1h pour plusieurs points d'étape). Possibilité de fournir, si nécessaire, des modèles de documents ou trames de procédures pour faciliter la mise en place des recommandations.

• La réalisation du diagnostic nécessite la présence des personnes en charge de l'administratif au quotidien, ayant une vision transversale des tâches et obligations, avec une limite de trois participant·es maximum.

• Pour la restitution du plan d'action, la présence d'un·e dirigeant·e ou responsable décisionnaire est fortement recommandée, afin de valider les priorités et arbitrer certaines décisions.

• Pour la mise en œuvre, les participant·es doivent disposer de temps dédié entre les rendez-vous afin d'appliquer les recommandations, et être prêt·es à s'impliquer activement dans les changements.

• Une maîtrise de base des outils informatiques et de la bureautique (Word, navigation web, gestion de fichiers) est indispensable pour tirer pleinement parti de l'accompagnement.